Of zakelijke bijeenkomsten deel uitmaken van je dagelijks werkzaamheden of een minder frequente verplichting zijn. We zijn het er allemaal over eens dat een succesvolle zakelijke bijeenkomst afhankelijk is van een goede voorbereiding. Want een goede voorbereiding is het halve werk. Hieronder geven we een aantal tips.
Locatie, datum en tijd
Zoek een datum en tijd die voor iedereen werkt. Kies een vergaderruimte die voldoet aan de behoefte van de zakelijke bijeenkomst. Denk hierbij aan de grootte, apparatuur en andere voorzieningen. Is de locatie niet geschikt? Huur dan een zaal in bijvoorbeeld Zwolle. Houd bij het kiezen van een locatie rekening met de reistijden van de deelnemers. Daarnaast is het belangrijk dat ze makkelijk op de locatie kunnen komen. Is er een station in de buurt? Is er voldoende parkeergelegenheid? Zodra de locatie, datum en tijd zijn vastgesteld, deel je dit met alle deelnemers.
Bepaal een doel
Als je precies weet wat je wilt bereiken, kun je eenvoudig de rest van de vergadering plannen. Zorg ervoor dat je een duidelijk en beknopt doel voor ogen hebt. Zorg er ook voor dat dit doel voorafgaand aan de vergadering bekend is bij de deelnemers van de vergadering. Op deze manier betrek je de deelnemers bij de vergadering en kunnen zij zich goed voorbereiden.
Creëer structuur
Afhankelijk van je doel, zul je moeten beslissen hoe de vergadering zal worden gefaciliteerd. Wordt de vergadering geleid door alle deelnemers of één persoon? Het creëren van structuur zorgt ervoor dat je je doel op efficiënte en effectieve manier kunt behalen. Vergaderingen met een strakke structuur leveren tijdwinst op.
Zorg voor een agenda
Een belangrijk middel om vergaderingen efficiënter te maken is het opstellen van een agenda. Voeg onderwerpen toe die bijdragen aan het behalen van het doel van de vergadering. Gebruik je agenda om discussies af te ronden en soepel over te spannen naar het volgende onderwerp. Op deze manier kun je resultaatgericht en doeltreffend vergaderen.
Zorg voor de juiste materialen
Waardevolle vergadertijd kan gemakkelijk worden verspeeld wanneer de juiste materialen ontbreken of niet werken. Zorg ervoor dat je van tevoren precies weet wat je nodig hebt en dat dit aanwezig is.